Proposta metodológica para a integração de um sistema de gestão documental baseado na Lei Geral de Arquivos e nas normas técnicas colombianas 9001 versão 2015, 30300 versão 2013 e 30301 versão 2013
DOI:
https://doi.org/10.16925/cf.v4i2.2245Palavras-chave:
gestão documental, integração de sistemas de gestão, Lei Geral de Arquivos, iso 9001, 2015, iso 30301Resumo
Propósito: a gestão documental representa para as organizações a oportunidade de tornar mais eficientes seus processos e procedimentos, porque ajuda a eliminar a informação redundante, a cumprir com a legislação, a assegurar a memória corporativa, a aumentar o rendimento das tecnologias da informação e a otimizar os tempos de resposta. Esta pesquisa surge devido à necessidade que as organizações têm de aplicar a gestão documental de forma integrada entre os requisitos exigidos pela Lei 594 de 2000 — Lei Geral de Arquivos — e pela norma técnica colombiana 9001 versão 2015 (ntc-iso 9001:2015) sobre a gestão da qualidade, com o apoio de outros referentes específicos que facilitam a gestão documental, como as normas técnicas colombianas 30300 e 30301 versão 2013 (ntc-iso 30300:2013 e ntc-iso 30301:2013), mantendo as diretrizes a respeito da política de gestão documental estabelecidas na norma técnica internacional 15489 versão 2016 (iso 15489:2016). Descrição: realiza-se um estudo com abordagem mista com preponderância qualitativa para estabelecer o nível de maturidade da documentação na organização nos processos missionários e de apoio do Instituto de Medicina Legal e Ciências Forenses da Colômbia, utilizando uma ferramenta de diagnóstico que permite determinar o estado de implementação da norma técnica colombiana 9001 versão 2015 (ntc-iso 9001:2015). Além disso, aplica-se outra ferramenta de diagnóstico que produz de maneira integral o estado do arquivo segundo o que a Lei Geral de Arquivos estabelece. Abordagem: chama a atenção que 40% da organização tem identificada a documentação, e 60% não possuem formulários padronizados. Conclusões: implementar o sistema de gestão documental articulado com a gestão da qualidade e a Lei Geral de Arquivos garante a melhoria na produtividade dos processos, o acesso rápido à informação e o cumprimento das normas e leis, entre outros benefícios.
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